Existem algumas etapas que a empresa deve cumprir antes de começar a emitir notas fiscais eletrônicas. Vamos apresentar, de forma simples e objetiva, quais são:
1. Entender quais modelos de notas deve emitir
Inicialmente é preciso saber qual nota a sua empresa deverá emitir: a de produto? Serviço? Consumidor? Essa informação deve ser verificada com o seu contador, que irá avaliar o enquadramento fiscal da empresa, além da sua situação cadastral, para verificar os tipos de documentos que deverão ser usados em seu dia a dia.
2. Adquirir um Certificado Digital
Caso sua empresa ainda não tenha, é preciso adquirir um certificado digital. O certificado digital é uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal emitida.
Este documento deve ser feito por uma Autoridade Certificadora* que seja credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). Geralmente os modelos usados são os tipos A1 ou A3. O seu contador também pode orientá-lo (a) sobre o modelo mais indicado para seu negócio.
* O Grupo Pacto & Byte’s, oferece a emissão de Certificados Digitais em seu próprio prédio, através de uma filial da Solução Digital Certificadora. Para fazer seu certificado conosco, entre em contato e agende sua visita.
3. Credenciar-se na Secretaria Estadual ou Prefeitura Municipal
Esta fase terá etapas diferentes, de acordo com o tipo de documento fiscal que a empresa deverá emitir, pois para cada tipo de documento há um órgão específico a ser procurado:
- Nota Fiscal de Produto (NF-e) e Nota Fiscal do Consumidor (NFC-e): para emitir esse documento, seu contador deverá entrar em contato com a Secretaria Estadual da Fazenda (SEFAZ) da região onde sua empresa está cadastrada;
- Nota Fiscal de Serviço (NFS-e): seu contador deverá entrar em contato com a Prefeitura Municipal de onde sua empresa está instalada, mais especificamente na Secretaria Municipal de Finanças, de Fazenda ou órgãos similares.
4. Escolher um software para gerar suas Notas Fiscais
Para emitir os documentos fiscais no dia a dia será necessário usar um programa emissor, que irá gerar as notas no formato certo e encaminhá-las à Receita Federal ou à Prefeitura Municipal, automatizando todo o processo.
Neste momento o empresário dispõe de duas opções:
- Adotar um software gratuito, disponibilizado pelo governo e/ou outros;
- Adquirir um software particular.
4.1. Softwares públicos ou gratuitos
Em boa parte dos municípios do Brasil, é possível emitir Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFC-e) através de serviços oferecidos pela Prefeitura Municipal, devido a isso, o empreendedor deve procurar orientações no site da cidade e realizar a operação por lá.
Já quem emite a nota fiscal de produtos (NF-e ou NFC-e) pode usar, atualmente, várias opções de softwares gratuitos, que são facilmente encontrados em uma rápida pesquisa pela internet.
No entanto, como são softwares gratuitos, não oferecem garantias de continuidade do sistema ou atualizações. Outro ponto negativo, é que não há qualquer treinamento ou suporte disponível para os usuários, sendo assim é preciso buscar tutoriais na internet ou pedir informações para outros usuários que já tem um pouco mais de habilidade com a ferramenta.
Normalmente este tipo de software tende a ter limitações na quantidade de documentos ou cadastros disponíveis, uma vez ultrapassadas estas quantidades, o usuário é obrigado a migrar para uma versão paga ou procurar outro software, correndo ainda o risco de perder todo o histórico de cadastros e operações realizadas.
Devido a isso, boa parte dos empresários opta por adquirir um software pago.
4.2. Softwares pagos
Os softwares pagos, além da emissão de documentos fiscais, oferecem vários outros recursos, pois em geral são do tipo ERP, ou seja, junto com a emissão de notas podem controlar estoque, contas a pagar e contas a receber, fazer a gestão de pedidos, compras e vendas, tudo isso com cadastros integrados, facilitando as rotinas diárias e ainda oferecendo histórico dos documentos emitidos, das compras e vendas realizadas.
Como neste caso a ferramenta é contratada, a empresa desenvolvedora do sistema oferece treinamentos, suporte e atualizações, o que garante muito mais segurança na utilização, e rapidez no aprendizado para o empresário e sua equipe, benefícios estes que não são oferecidos por um software gratuito.
* O Grupo Pacto & Byte’s desenvolveu e oferece seu próprio software de gestão, o Omlas 23, para ajudar seus clientes a terem um maior controle de suas empresas, e facilidade nas rotinas diárias como: vendas, controles financeiros, gestão de estoque e compras. Oferecendo ainda vários relatórios e gráficos que ajudam o empresário a obter informações e análises rápidas sobre seu negócio.
5. Impressora
Como o próprio nome diz, as Notas Eletrônicas são arquivos digitais, e por isso não existem fisicamente. Mas seja para servir com comprovante da venda ou documento de transporte, boa parte dos comerciantes opta por imprimir seus documentos fiscais. Neste caso será necessário o uso de uma impressora comum (jato de tinta ou laser) para a emissão da NF-e ou NFS-e. Quando o documento emitido é uma Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e), o mais indicado é que se utilize uma impressora térmica.
Caso precise de mais informações, ou de um software para emissão de notas e gestão de sua empresa, entre em contato conosco e conheça o Omlas 23 – Software de Gestão, o ERP que há mais de 20 anos vem ajudando empresários no dia a dia de suas empresas.